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LA GESTION DU TEMPS

En collaboration avec La MDA, La Condamine a récemment proposé une conférence sur la gestion du temps revenant sur des fondamentaux avant de proposer des méthodes pour améliorer notre gestion du temps.

Les professionnels des arts graphiques, au même titre que les artistes au sens large, sont souvent perçus comme des êtres entièrement focalisés sur leur pratique artistique, oeuvrant au gré de l’inspiration et fort éloignés de toute considération pratique et quotidienne.

Mais au-delà de l’image d’Epinal de l’artiste vivant d’art et d’eau fraîche, la réalité d’aujourd’hui comme d’hier est que nous devons aussi nous organiser, gérer un quotidien administratif, législatif et réglementaire, une vie sociale, une communication, une entreprise et que l’ensemble de nos heures ne sont pas faites que d’esquisses et de croquis.



Décharger la charge mentale

Il est tout d’abord important de comprendre comment le cerveau fonctionne pour comprendre notre rapport au temps et notre approche des tâches à effectuer. Sans sombrer dans la folie, on peut imaginer deux personnages à bord de notre cerveau : le capitaine en charge de ce qu’il FAUT faire et le petit singe plutôt enclin à ce que je VEUX faire. Le premier représente les tâches planifiées avec un aspect rationnel, voire rébarbatif. De premier abord, il ne s’agit pas des tâches que l’on a envie de faire et pour lesquelles on va ressentir une satisfaction immédiate. Le second au contraire représente cette décharge de dopamine ressentie lors de la gratification immédiate suite à des actions que nous avons pris plaisir à effectuer.

Sans surprise, nous savons déjà où se situent notre déclaration d’activité Urssaf et notre dernière créa. Les deux doivent pourtant être effectuées. Pour la première – et c’est tout l’enjeu de cette conférence – il va falloir trouver des trucs pour y parvenir ; pour l’autre, il est important d’en conserver une part chaque jour.


Ainsi avant de s’attacher aux actions, il faut s’attacher à la méthode pour que toutes soient pris en compte dans le temps d’une journée, d’une semaine qui nous est à chacun imparti.

On planifie souvent bien plus de choses que ce qu’une journée nous permet de faire. Il est pourtant acquis qu’il est impossible de faire plus de 5 tâches par jour. Il est même prudent de x par 2 le temps imparti à chaque tâche au risque d’être dans la culpabilité de ne pas y être arrivé.

Il est important de s’accorder chaque jour un lot de tâches qu’il FAUT et que l’on VEUT faire sans tomber dans la surenchère pour décharger notre esprit d’un trop plein à la fois qualitatif et quantitatif. Il ne faut pas vouloir être ultraproductif et savoir alterner entre moments de concentration et moments de détente.

On peut d’ailleurs utiliser les 3 listes de Michael Linenberger qui divise la fameuse To Do List en 3 parties distinctes ce qui permet de prioriser les choses :


  1. Les tâches importantes à faire aujourd’hui, 5 actions importantes au maximum

  2. Les 20 tâches à faire dès que possible dans les 10 jours à venir dans une liste à consulter régulièrement

  3. et la liste infinie des tâches à faire plus tard à actualiser régulièrement car elles fonctionnent comme un stocks d’actions à envisager mais qui peuvent s’annuler en fonction de l’évolution de notre environnement et de notre activité. Cela permet aussi de temporiser des actions qui au premier abord paraissaient indispensable et qui s’avèrent dans le temps beaucoup moins importantes.


I don’t need time I need deadline

Duke Ellington pianist

Mais la décharge de notre cerveau à travers un partage équitable des tâches à la fois dans le temps et dans la priorisation ne fait pas tout et surtout ne nous aide pas plus à faire ce qui nous rebute souvent le plus. La encore, le fonctionnement de notre cerveau va nous aider à comprendre et à trouver des astuces pour mieux gérer.

Selon RH Thaler (cf bbio), notre cerveau fonctionne selon 2 systèmes distincts selon le type de tâche à effectuer :

  • Le système automatique attaché aux actions automatisées, régulières voire quotidiennes qui nous demandent par leur répétition moins d’efforts. Nous fonctionnons alors dans un mode focus souvent très productif. Ce mode des mini habitudes permet de se décharger au maximum de multiples tâches récurrentes.

  • Le système réflexif attaché aux actions demandant plus d’efforts, de réflexion, plus de conscience et plus de temps. Dans le système réflexif, il faut se mettre au travail et notre cerveau fonctionne alors beaucoup plus sur un mode diffus avec de nombreux détours avant de parvenir à la conclusion de l’action. Et quand il s’agit de tâches qu’il FAUT faire d’autant que la crainte prend plus de temps que la tâche elle-même.


Discuter avec la tentation c’est être sur le point d’y céder

Alors comment ne pas céder à la tentation de ne pas faire ou de reporter les tâches ingrates qui nous demandent non seulement du temps mais aussi de la concentration et des efforts ?

Tout d’abord, en commençant par bien se connaître et identifier les moments où l’on est plus productifs, où nous pouvons mobiliser notre énergie pour les tâches ardues.


S’inspirer ensuite de la méthode Pomodoro en fractionnant le temps autour d’une tâche. Nous profitons alors d’une gratification rapide, d’un état de concentration accrue. Si on devait comparer cela à la pratique sportive, nous pourrions dire qu’il vaut mieux courir un peu tous les jours que rarement, fort et longtemps. L’exploit est rarement reproduit par contre l’endurance s’ancre dans la durée.


On peut aussi s’attacher aux actions et faire les choses sans se poser de questions. N'oublions pas qu’un temps de concentration dépasse rarement 20/25 min et que c'est la pratique qui rend l'apprentissage permanent.



Le temps d’une action c’est le temps qu’on lui accorde

Enfin, ne pas oublier que le process créatif est aussi fait de proscrination active au cours de laquelle il ne faut culpabiliser. Ces temps où l’on a le sentiment de ne rien faire mais qui sont fait de réflexion, d’échange, de motivation. Ces temps où il ne faut pas hésiter à communiquer, à partager, à prendre les autres à témoin du process de notre travail et accepter ainsi que nos tâches s’organisent entre action et réflexion et qu’il faut aussi accepter l’alternance de ces temps .



Bibliographie

Nudge - RH Thaler et Cass R Sunstein - 2009 biblio




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